Assistant Finance et Administration -

Job Description

Titre du poste : Assistant Finance et Administration

La Division : Finance and Administration/ Conservation Programs

Superviseur : Responsable Finance et Administration – Bili

Supervise : Conducteur

Lieu d’affectation : Bili avec des déplacements fréquents a Buta et autres sites du projet (DRC)

Description sommaire du Poste :

L’Assistant Finance et Administration fournira un soutien financier et administratif au niveau du paysage et travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques sur place. Il/Elle soutiendra le responsable principal des finances et de l’administration dans tous les aspects des finances et de l’administration liés aux programmes dans le paysage du Bili Uele afin d’assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des projets. Les tâches spécifiques comprendront le traitement quotidien des factures, la manipulation quotidienne de la petite caisse et, le cas échéant, les dépenses du portail du personnel, conformément aux politiques et procédures internes de AWF (African Wildlife Foundation) et des bailleurs des fonds.

Le poste fournira également un soutien sur les tâches administratives et courantes liées à la trésorerie qui nécessitent une action urgente, des consultations constantes et des suivis fréquents avec le personnel sur le terrain et les programmes. Le poste relèvera du (de la) spécialiste hors classe des finances et de l’administration. Ce poste sera basé dans le paysage de Bili Uele.

Principales tâches et responsabilités

Rôles de conformité,

Aider le (la) Responsable des finances et de l’administration à s’assurer que l’équipe de Bili Uele comprend et respecte les politiques et procédures financières et administratives de AWF et des bailleurs des fonds.
Effectuer les paiements quotidiens de la petite caisse conformément aux procédures financières de AWF ;

Les rôles de conformité.

Établir des rapports sur les paiements de petite caisse en collaboration avec le Responsable des finances et de l’administration de Bili;
S’assurer que le personnel se conforme aux exigences en matière de rapports de temps sur tous les projets, y compris les feuilles de temps (Timesheets) d’achèvement en temps opportun par le personnel du paysage ;
Maintenir le fonds de caisse de la petite caisse de Bili Uele pour les programmes et s’assurer que la gestion et l’utilisation des espèces suivent les directives établies pour le paysage de Bili Uélé.
Fournir un appui au Responsable des finances et de l’administration de Bili dans le suivi des avances de voyage du personnel et veiller à ce que les avances soient justifiées en temps opportun et à transmettre systématiquement au superviseur tout cas de non-respect des procédures d’avance de voyage de AWF.

Rôles en finance et comptabilité

Fournir un appui au personnel sur le terrain dans plusieurs fonctions allant de la formation et de l’assistance aux systèmes au traitement des transactions en leur nom.
Participer à l’élaboration des plans de travail et des budgets d’aménagement paysager pour assurer une distribution comptable et un codage des dépenses appropriés dans le système comptable.
Fournir un appui au Responsable de Finance et Administration de Bili dans la gestion des opérations de trésorerie pour le programme Bili Uele en veillant à ce que les projections de trésorerie soient prévues en temps opportun conformément aux plans de travail établis.
Assister le Responsable des Finances et Administration de Bili et de l’équipe chargée du Budget et des Subventions à établir des rapports précis et complets sur les subventions, à soumettre au bailleur des fonds.
Participer à l’élaboration des plans de travail et des budgets du paysage pour assurer une distribution comptable et un codage des dépenses appropriés dans le système comptable.
Vérifier et soumettre toutes les factures directes avec la documentation adéquate et assurer le suivi avec le personnel sur le terrain de tout retard d’approbation.
Traitement quotidien de la petite caisse, des avances de voyage, des factures et des dépenses du portail du personnel conformément aux politiques et procédures internes de AWF (African Wildlife Foundation) et des donateurs
Assurer l’enregistrement complet de toutes les dépenses pour la clôture des livres comptables en douceur en fin de mois.

Traiter les demandes d’avances de voyage et les remboursements du personnel, débourser de l’argent, faire la revue des justifications des avances des fonds, générer des notes/memos de crédit et identifier tout problème.
Scannez tous les documents financiers et les pièces justificatives et autres soubassements de dépenses de voyage ;
Traiter les paiements des fournisseurs en temps opportun dans les jours de paiement convenus.
Aider le (la) Responsable des Finances et Administration à planifier et à gérer la trésorerie et les flux de trésorerie, y compris les provisions de trésorerie en temps voulu, la manipulation et le comptage des espèces.
Administrer le fonds de caisse, traiter les paiements et initier les compléments de petite caisse en consultation avec le superviseur et le rapprochement de ceux-ci.
Assurer une bonne gestion financière de chaque projet à Bili Uele de manière à faciliter la production de rapports de gestion précis et en temps voulu à tout moment ;

Rôles administratifs

Classer et archiver tous les documents de bureau (documents d’approvisionnement et financiers) selon les systèmes établis.
Maintenir le codage logique électronique, l’indexation et les références des scans.

Élaborer et tenir à jour un calendrier d’utilisation des véhicules pour s’assurer que les véhicules sont disponibles en cas de besoin et augmenter les cas de covoiturage de véhicules.
Assurer le bon entretien des bureaux, équipements et autres installations de Bili. Assurez-vous que les assurances et les licences sont toujours mises à jour à temps ;
Assurer la supervision des gardiens, des gardiens et des autres membres du personnel administratif. Fournir les services et fournitures de bureau nécessaires.
Aider le (la) Responsable des finances et de l’administration de Bili à superviser les achats sur le terrain en temps voulu en collaboration avec l’équipe centrale d’approvisionnements.
Soutenir en coordination avec les départements administratifs et de programme pour assurer des contrôles internes intégrés, le paiement en temps opportun des fournisseurs et le classement complet et auditable des documents de soutien(soubassements) à l’approvisionnement.
Aider le (la) Responsable des finances et de l’administration de Bili à tenir les registres des actifs dans Serenic et le registre des actifs électroniques (le cas échéant).
S’assurer qu’il y a suffisamment de stocks de consommables de bureau pour atténuer les ruptures de stock.
Aider à la logistique du programme (déplacements, espace, etc.). Assurez-vous que le front office est bien géré. S’assurer que les visiteurs et les invités reçoivent un service professionnel, courtois, rapide et agréable et que les messages sont transmis au personnel du programme en temps opportun.
Assurer la gestion de la flotte de véhicules du projet, y compris assurer un calendrier d’entretien et le suivi, la validation et l’affichage du kilométrage des véhicules.
Responsable de la gestion du carburant des véhicules sur le terrain et assurer la tenue de registres précis, le système de suivi de la consommation de carburant – Examiner les journaux mensuels des véhicules et préparer un rapport mensuel sur le carburant et l’entretien pour approbation par le Directeur du Paysage.

Inspecter l’équipement, les structures ou les matériaux pour identifier les causes possibles des manquements à la sécurité et communiquer les résultats au directeur du paysage.
Fournir des informations sur la sécurité au personnel si nécessaire et s’assurer que tout le personnel respecte les politiques et procédures de sécurité. Cela comprend des séances d’information à l’intention de tous les nouveaux membres du personnel.

Autres tâches

Assumer d’autres tâches pertinentes assignées par le ou les superviseurs.

Exigences et compétences

Diplôme de Licence en finance, commerce et comptabilité, Sciences économiques, Sciences commerciales et Administratives.
Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine financier et de l’administration de projets financés par des bailleurs des fonds comme UE, USAID, etc.
Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
La connaissance de tout système comptable est un atout supplémentaire.
Autoorganisé et capable de prendre des initiatives.
Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.

La connaissance de tout système comptable est un atout supplémentaire.
Autoorganisé et capable de prendre des initiatives. Compétences multilingues et/ou expérience multiculturelle appréciées.
Expérience en comptabilité à but non lucratif, de préférence
Excellentes compétences interpersonnelles et expérience dans l’établissement de relations efficaces à tous les niveaux organisationnels
Capacité à établir des relations productives en interagissant avec les autres de manière à renforcer la confiance et l’engagement mutuels ;

Capacité à communiquer de manière proactive et en temps opportun pour partager des informations, persuader et influencer avec le niveau de détail, le ton et les possibilités de rétroaction appropriés.
Capacité à s’approprier pour aider à développer les compétences, les comportements et l’état d’esprit des autres afin de les aider à maximiser leurs contributions sur le lieu de travail.

Capacité à chercher activement à constituer et à retenir une main-d’œuvre diversifiée et à favoriser un milieu de travail équitable et inclusif en s’appuyant sur diverses perspectives.