Appui à la gestion de projet-adjoint.e (Réservé aux Congolais.e.s de la RDC) -

Functional Responsibilities

Sous la supervision du Chef.fe de projet, le.la Chargée d’Appui à la gestion de projet-adjoint.e aura les attributions suivantes:
1. La mise en œuvre du projet:

Maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes

Informer le.la Chef.fe de projet de tout écart par rapport au plan

2. La gestion des finances et des achats:

Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen
Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS

Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail
Avertir le.la chef.fe de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives
Appuyer le.la chef.fe de projet dans le traitement des paiements directs et des demandes de paiement anticipé, et dans la préparation des révisions budgétaires du projet
Appuyer le.la chef.fe de projet dans l’élaboration des rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS

3. Le suivi et l’élaboration de rapports:

Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le.la chef.fe de projet
Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien
Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registre de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet
Soutenir le.la chef.fe de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12.
Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission
Assister le.la chef.fe de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles

4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications:

Assister le.la chef.fe de projet dans la coordination et la gestion des communications
Entretenir des relations solides avec les partenaires du projet (ONG, agences UN, gouvernement, etc.) afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses.
Selon les besoins, participer à des rencontres les parties prenantes.
Participer à des missions de suivi sur le terrain

Education/Experience/Language requirements

Education:

Un Baccalauréat ou diplôme d’études secondaires avec six (6) ans d’expérience professionnel pertinent exigé.
Un diplôme d’études supérieures en gestion publique, administration publique, finances, économie, gestion de projet, relations internationales ou autre discipline pertinente est un atout

Experience:

Avoir au moins six (6) années d’expérience professionnelle dans l’appui à la gestion de projet, la gestion des opérations, axée sur le suivi, la gestion financière et budgétaire, le reporting et la coordination est exigé pour les candidat.e.s titulaires d’un Baccalauréat ou diplôme d’études secondaires.
Avoir au moins deux (2) années d’expérience professionnelle dans l’appui à la gestion de projet, la gestion des opérations, axée sur le suivi, la gestion financière et budgétaire, le reporting et la coordination est exigé pour les candidat.e.s titulaires d’un diplôme d’études supérieures (diplôme de Licence / Bachelor / Maîtrise)
L’expérience et la connaissance démontrée des règles et des procédures de l’ONU en matière d’approvisionnement, de finance, de gestion des ressources humaines et de règles et règlements administratifs seront un atout

Language:

Une parfaite maîtrise du Français écrit, parlé et lu est exigée
Une connaissance intermédiaire de l’anglais écrit, parlé et lu est exigée

Compétences

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Type et durée d’engagement

Type d’engagement: Local Individual Contractor Agreement (LICA)
Niveau: ICS-6/ LICA-6
Durée de l’engagement: Contrat à durée indéterminée, sous réserve d’un rendement satisfaisant, de la disponibilité des ressources, de la durée du projet Transactionnel et des priorités de l’organisation

Pour plus d’informations sur le type d’engagement, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Informations supplémentaires

L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.

L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions

Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.

Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.