Les femmes qualifiées et les personnes en situation de handicap sont fortement encouragées à postuler.
Titre du poste : Stagiaire en services de gestion
Poste à pourvoir : 1
Lieu : Tshikapa, République Démocratique du Congo
Durée du stage : 6 mois
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Sous la supervision directe du chargé de programme du Bureau de Tshikapa, le/la Stagiaire en Services de Gestion jouera un rôle dans le soutien aux opérations quotidiennes d’administration et de gestion du bureau. Le/la stagiaire contribuera à assurer une utilisation efficace des ressources et à maintenir des dossiers, rapports et actifs bien organisés. En aidant à la préparation de supports de formation, à la gestion des actifs et aux procédures administratives, le/la stagiaire acquérra une expérience précieuse en gestion opérationnelle et en fonctions administratives. Le rôle du stagiaire se concentrera également sur le soutien au bureau pour maintenir la précision des données dans des outils tels que GEMS (Global Equipment Management System) et GSMT (General Service Management Tool), renforçant ainsi la capacité du PAM à planifier les ressources et à produire des rapports.
Le/la stagiaire sera basé(e) au bureau du PAM à Tshikapa pour une période de 6 mois.
RESPONSABILITÉS:
Sous la supervision directe du chargé de programme et du superviseur Technique (services de gestion), le/la stagiaire effectuera les tâches suivantes :
- Soutenir la gestion des fichiers, documents et dossiers du bureau conformément aux systèmes et processus établis, afin que les informations soient à jour et facilement accessibles pour le personnel.
- Contribuer à la préparation et à l’amélioration des supports de formation et des présentations sur les procédures administratives et les domaines de travail.
- Aider à la préparation de rapports en utilisant le GSMT (General Service Management Tool) et d’autres outils, ainsi que des présentations, des documents de synthèse, des points de discussion, des propositions, etc.
- Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives courantes dans divers domaines fonctionnels afin de contribuer à une gestion efficace et rationnelle des ressources.
- Participer à la gestion quotidienne des actifs afin de s’assurer que tous les actifs dans les listes de la base de données (pièces détachées, produits de nettoyage, fournitures de bureau, etc.) sont correctement reflétés dans GEMS (l’outil de suivi et de gestion des actifs du PAM) et que les actifs dans GEMS sont physiquement comptabilisés pour alerter/initier les demandes d’approvisionnement en temps opportun.
- Effectuer d’autres tâches connexes qui pourraient raisonnablement être demandées.
QUALIFICATIONS
Formation :
- Actuellement inscrit à un programme de premier cycle (licence) ou de deuxième cycle (maitrise) d’une université reconnue OU récemment diplômé d’un programme de licence ou de maitrise (dans les six mois précédant le dépôt de candidature) d’une université reconnue ;
- Fréquentation des cours universitaires au cours des 12 derniers mois ;
- Domaine d’étude en Administration des affaires et gestion, ou domaine connexe.
Langue :
- Maîtrise (niveau C) de la langue francaise parlé et écrit.
- La connaissance de l’anglais est un atout.
Connaissances & compétences :
- Capacité à utiliser des équipements de bureau standard tels que des photocopieurs et des scanners.
- Aptitude à suivre les processus et procédures standards de support d’entreprise.
- Connaissance des logiciels de bureautique standards, tels que Microsoft Word, Excel, PowerPoint.
- Capacité à fournir des informations avec courtoisie et tact.
- Bon sens du détail.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale pour les rapports financiers.
COMPOSANTES DE LA FORMATION
Tout au long de leur mission, les stagiaires du PAM ont accès à une plateforme d’apprentissage de pointe, WeLearn. En fonction des possibilités et de la disponibilité des fonds, il/elle peut participer à des ateliers ou séminaires du PAM, selon le cas.
ÉLÉMENTS D’APPRENTISSAGE
À l’issue du stage, le/la titulaire du poste sera à mesure de :
- Acquérir une expérience pratique en soutien aux opérations et processus administratifs du PAM dans un cadre humanitaire.
- Acquérir des connaissances pratiques en appliquant des concepts théoriques issus des études académiques à des défis réels dans l’administration.
- Développer une compréhension de la mission du PAM et du rôle de l’administration.
- Améliorer ses compétences en rédaction de rapports, documentation et présentation, adaptées à un environnement multiculturel et professionnel.
- Renforcer la capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe diversifiée, en développant de solides compétences en communication et en collaboration dans différents contextes culturels et organisationnels.
TERMES ET CONDITIONS
- Les stagiaires reçoivent une allocation mensuelle du PAM jusqu’à un montant maximum de 1000 dollars par mois en fonction du lieu d’affectation.
- Le PAM n’est pas responsable des frais de subsistance, de l’hébergement, et des frais connexes.
- Le PAM reconnaîtra les diplômes des candidats issus d’établissements reconnus qui ont été certifiés par les autorités internationales ou nationales compétentes telles que l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) ou les ministères de l’Éducation.
- Les candidats qui ont l’un des liens suivants avec des membres du personnel du PAM ne sont pas éligibles : fils, filles, frères ou sœurs.
- Ce stage est uniquement ouvert aux ressortissants congolais.
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
Click here to access WFP Leadership Framework
REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
PAM STAGE Comment postuer
