Process & Control Improvement Staff -

JOB DESCRIPTION

1.   Position/Poste
Title of job/ Titre du poste   Process & Control Improvement Staff
Direction:   Finance
Grade:   JC9
Localisation:   Kinshasa- DRC

2. Scope of the job/Description du poste
Job purpose (Objectif du poste)

Key responsibilities (Rôles & responsabilités)

Le P&CI Staff travaille sous la supervision directe du Process & Control Improvement (P&CI) Specialist dans la réalisation et la concrétisation du rôle de partenaire de confiance, pour la Direction locale et les autres fonctions jouées par le département P&CI au sein de l’Opco. Et ce, à travers la conduite et l’implémentation des améliorations, le support apporté au business dans l’élaboration, l’évaluation et la mise à jour des procédures ainsi que le renforcement de l’environnement des contrôles internes.
La fonction P&CI est le gardien, au sein de l’Opco, des dispositifs de contrôles internes édictés par HEINEKEN (HEINEKEN Internal Control Framework et le HEINEKEN Continuous Process Improvement (CPI) Framework).
I.   Principales activités :
Les principales activités du P&CI Staff sont d’exécuter les travaux de terrain sous la supervision et la conduite du P&CI Specialist dans les domaines suivants :
1)   Suivi des Contrôles :
2)   Gestion des Procédures et des contrôles :
3)   Amélioration Continue des Procédures (ACP).

Ces activités conduisent l’amélioration continue, le suivi/tests, la conception et implémentation des processus et des contrôles.

II. Domaines additionnels :
Les domaines additionnels auxquels le P&CI Staff peut être activement exploité dans l’exercice de ces tâches sont :
4) La Gestion des risques,
5) La conformité,
6) Gestion des fraudes et
7) l’assurance.

Suivi des Contrôles
En matière du suivi des contrôles internes, le P&CI Staff a pour rôle principal de :
•   Exécuter les activités de contrôles suivant le programme de travail élaboré par le P&CI Specialist ;
•   Superviser les travaux d’inventaires trimestriels et élaborer les rapports d’inventaires avec des recommandations pertinentes à soumettre au P&CI Specialist ;
•   Mener des missions de contrôles aux différents dépôts et centres de distribution Bralima sous le coaching du P&CI Specialist et faire rapport à ce dernier ;
•   Participer aux tests de conformité des contrôles internes locales par rapport aux standards Heineken sur terrain ; relever les déviations et les faiblesses de contrôles internes pendant l’exécution des tâches lui confiées ; discuter avec les opérationnels et énumérer les actions à prendre en vue de l’amélioration à soumettre au P&CI Specialist.
Gestion des Procédures et des contrôles
Travailler sous la conduite du P&CI manager pour s’assurer que les procédures opérationnelles et les contrôles sont convenablement conçus, bien montés, implémentés et suivis.
•   Dans ce cadre, le P&CI Staff participe aux travaux de conception, évaluation, mise à jour et documentation des procédures opérationnelles et des contrôles internes avec les Process Owners, il applique la méthodologie de conception et gestion des procédures global ainsi que le model HEINEKEN des procédures d’Enterprise (HERPM) ;
•   Identifier et rapporter au P&CI Specialist toute activité qui s’écarte du standard mise en place par la Direction (Local Management).
Amélioration Continue des Procédures
Conduire une culture d’amélioration des procédures, piloter l’amélioration des procédures ainsi que des contrôles et, participer dans la réalisation des avantages (gains) à donner à la société. Dans ce cadre, le P&CI Staff :
•   Participer aux travaux d’amélioration des processus et des contrôles internes sous la conduite du P&CI Specialist ;
Contribuer dans l’implémentation de la culture d’amélioration continue des process et des contrôles internes pendant les activités de support /formations au business conduites par le P&CI Specialist
•   Gestion des Risques
Contribuer à la procédure identification des risques, évaluation et réponse et suivi des risques existants et naissants.
•   Le P&CI Staff identifie les risques inhérents au business durant ces travaux de terrain. Analyse, mesure, évalue ces risques et fait rapport au P&CI Specialist.
Gestion des fraudes
Améliorer la prévention ainsi que la détection des fraudes et apporter le support dans les investigations sur les fraudes si nécessaire :
•   Apporter son support dans les investigations sur les fraudes à la demande et sous la supervision du P&CI Staff.
•   Conformité
Aider à s’assurer que les procédures et les contrôles sont bien conçus, implémentés et fonctionnent conformément aux politiques appropriées, aux procédures et aux règles de HEINEKEN.
•   Pendant ses travaux de terrain, le P&CI peut fournir des conseils, l’assistance et la remise en question (le défi) de la conception de politiques/procédures globales et locales qu’il soumet au P&CI Specialist pour validation.
Functional competencies (Compétences fonctionnelles)

•   Capacité à évaluer et comprendre les processus existants, identifier les lacunes et proposer des améliorations.
•   Compétence pour faciliter et gérer efficacement les changements organisationnels liés aux améliorations des processus.
•   Capacité à communiquer efficacement avec les parties prenantes expliquant les changements, les avantages et les implications

3. Position profile/Profile du poste
Qualifications & background (Qualifications & experiences)
•   Licence ou Bac+5 en Finance, Comptabilité, Audit interne ou dans un domaine similaire.
•   2 à 3 ans d’expérience maximum en audit ou contrôle des processus, avec une expérience, si possible, en investigation sur la fraude, conformité, ou amélioration des processus et de la performance.
•   Langues : Français / Anglais.
Expected Behaviours (Comportements attendus)

Délivrer : Jouer pour gagnant et célébrer nos réussites, Délivrer ce que nous devons délivrer.

Construire : Penser d’abord au consommateur, Prendre des initiatives courageuses.
Connecter : Promouvoir une culture d’appartenance, Apprendre, partager et dupliquer avec fierté.