Prestataire de service pour la conduite des activités d’évaluation de la mise en œuvre du projet pilote de digitalisation intégrée des campagnes de santé publique

Termes de référence pour le recrutement d’un prestataire de service (consultants, cabinet ou bureau d’étude ou institution académique) pour la conduite des activités d’évaluation de la mise en œuvre du projet pilote de digitalisation intégrée des campagnes de santé publique

Mars 2024

Contexte et justification

La République Démocratique du Congo a été retenue parmi les quatre pays bénéficiaires du financement de la Fondations Gates pour numériser et intégrer les principales activités de campagne dans les programmes de lutte contre la maladie, notamment la planification, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la formation des agents de campagne, la tenue proprement dite des activités, le paiement, le suivi et l’évaluation (S&E) des campagnes de masse.

Bien que certains outils numériques aient été introduits pour améliorer l’efficacité des interventions des campagnes au niveau de certains programmes, la problématique de la fragmentation des campagnes, de la remontée des données de qualité en temps réel, l’insuffisance d’appropriation ainsi que la prise des décisions idoines sur la base des données produites demeurent des points faibles qui nécessitent une attention particulière.

Les campagnes sont financées, planifiées, menées et suivies de manière cloisonnée ; chaque programme de lutte contre la maladie planifie, collecte, stocke et gère les données sur les populations et les ménages de manière indépendante, utilise et forme les mêmes équipes de manière indépendante et mené des campagnes dans les mêmes zones de manière indépendante.

Ce financement a pour but d’introduire un outil de campagne numérique complet et intégré au niveau national afin de tirer profit de la technologie pour améliorer la promptitude, la complétude ainsi que l’exhaustivité des informations fournies par les différentes campagnes pour une meilleure prise de décisions.

Pour atteindre ce résultat, un cadre de gouvernance a été mis en place à travers un arrêté du ministre ayant la Santé Publique dans ses attributions. Une feuille de route a été également élaborée et validée par toutes les parties prenantes impliquées tant dans la mise en œuvre des campagnes et que dans la digitalisation du secteur santé.

Dans le cadre de la feuille de route établie, la province du Haut-Lomami a été choisie comme province pilote sur base d’un certain nombre de critères, dont la prévalence des maladies (rougeoles, polio, paludisme, etc.), les campagnes planifiées pour 2023 et 2024, les initiatives antérieures (paiement mobile des prestaires des campagnes, l’existence des données  GRID3, la situation sécuritaire, etc.).
Sur la base de la théorie de changement qui soutient la mise en œuvre de ce projet pilot, un cadre de suivi évaluation a également été produit et fera l’objet de validation par toutes les parties prenantes pour faire le suivi de l’atteinte des objectifs assignés, mesurer le progrès réalisé, l’impact du projet et tirer des enseignements pour orienter le passage à l’échelle ainsi que le développement des politiques d’institutionnalisation de la digitalisation.

En rapport avec ce cadre de suivi & évaluation une série d’activités ont été identifiées, notamment sur les aspects d’évaluation, et celles-ci nécessitent l’implication d’un prestataire des services ayant une expertise dans la conduite des études d’évaluation des interventions de santé pour appuyer l’ANICNS et le reste de l’équipe de gestion du projet à bien mesurer l’impact du projet pilot des campagnes de santé publique en R. D. Congo.

Ces termes de références définissent ainsi les objectifs et la portée des activités qui seront confiées au prestataire à recruter, de même que les compétences techniques attendues.

1. Objectifs de la mission 

1.1. Objectif global :

Cette prestation a pour objet d’évaluer les résultats et l’impact de la mise en œuvre du projet pilot de digitalisation des campagnes de santé publique qui seront organisées en République Démocratique du Congo.

1.2. Objectifs spécifiques 

De manière spécifique il s’agira de :

• Décrire les résultats obtenus par la mise en œuvre de cette digitalisation des campagnes de santé publique.
• Mesurer le niveau d’adoption (acceptation et utilisation) de la plateforme numérique de gestion bout en bout des campagnes de santé publique par les acteurs à différents niveaux
• Déterminer l’impact de la digitalisation sur la gestion des campagnes de santé publique (micro-planification, mise en œuvre, gestion des intrant, payement, suivi et évaluation)
• Mesurer le degré d’amélioration de la couverture des populations ciblées par les campagnes de santé publique grâce à de la digitalisation bout en bout.
• Faire l’analyse cout-bénéfice de la gestion digitalisée bout en bout des campagnes de santé publique.
• Identifier et mesurer les facteurs influençant l’adoption et l’institutionnalisation des campagnes de santé publique dans le cadre du projet ICD.
• Développer une théorie de changement prenant en compte les résultats de l’évaluation du projet de digitalisation des campagnes de santé publique dans la province du haut Lomami.

 2. Déroulement de la mission

Il s’agira essentiellement des activités d’évaluation basées sur des méthodes mixtes (quantitatives et qualitatives) prenant en compte des approches innovantes (telle l’Evaluation Réaliste) et conduites par une équipe des consultants ou cabinet de consultant(e)s qui en portera l’entière responsabilité.

L’équipe de prestation devra intégrer au besoin des experts nationaux (indépendant ou issus d’une institution académique nationale ayant la maitrise de la zone d’intervention du projet et du système de santé de la RDC en général).
Toute autre collaboration jugée nécessaire devra être envisagé à l’avance et intégrée dans l’offre technique et financière à présenter.
Les activités d’évaluations devront être conduites d’une façon participative et collaborative, impliquant toutes les parties concernées dans la mise en œuvre du projet ICD à tous les niveaux de la pyramide sanitaire.

Après signature du contrat de prestation des services, les consultants sélectionnés ou cabinet devront travailler en étroite collaboration avec le Comité de Coordination Technique du projet ICD pour :

• Convenir de l’agenda des activités à mener et en faire le suivi de la mise en œuvre
• Obtenir les facilitations nécessaires au déroulement des activités à mener
• Faire valider les protocoles d’études à mener (méthodologie et les outils y afférents)
• Recueillir la documentation nécessaire pour les études à mener
• Commenter et valider les résultats et livrables intermédiaires présentés par le prestataire
• Valider le rapport final d’évaluation du projet

 3. Montage du projet et zone d’intervention

Les activités concernées par cette prestation se dérouleront dans toutes les provinces ciblées par les activités de la digitalisation (la Province de Haut Lomami sélectionnée comme province pilot et toutes les autres provinces concernées par la mise à l’échelle). Pour les besoins des évaluations à effectuer et de l’approche proposée par le prestataire d’autres provinces pourront être concernées par les activités à mener, notamment Kinshasa ou toute autre province ciblée par les campagnes de santé.

4. Activités couvertes par cette consultance (Scope of work)

Les activités du prestataire sélectionné s’inscrirons dans le cadre du Cadre de Suivi évaluation du projet ICD en lien avec la théorie de changement développée.
Pour ce faire le prestataire devra :

• Participer à une réunion de cadrage organisée par le comité technique de Coordination du projet ICD au plus tard 5 jours après la signature du contrat
• Soumettre un rapport de démarrage incluant une note méthodologique, et le plan travail qui indiquera les questions à traiter, la méthodologie à adopter pour l’évaluation, les sources d’informations et le calendrier de travail, 10 jours après la réunion de cadrage et cela sur la base de l’examen des documents du projet ICD (et si nécessaire des entretiens avec les principaux acteurs impliqués dans la gouvernance de celui-ci).
• Développer le protocole d’étude des activités à mener et les outils de collecte de données qui seront validés par l’équipe de CHAI.
• Obtenir les autorisations nécessaires auprès du comité d’éthique et des autorités sanitaires (et/ou administratives) pour chaque les études à mener
• Mettre en œuvre les études quantitatives et qualitatives planifiées pour répondre aux questions identifiées et selon la méthodologie validée avec le comité technique de coordination du projet ICD.
• Procéder à l’analyse des données collectées.
• Présenter les résultats des études menées auprès du comité technique de Coordination du projet ICD.
• Soumettre le rapport final d’évaluation et le rapport financier.

5. Résultats attendus et livrables attendus

Le prestataire des services sélectionné fournira :

• Le rapport de démarrage incluant une note méthodologique détaillée et le plan de travail détaillé décrivant le processus d’évaluation, l’approche méthodologique, les sources d’informations et le calendrier de travail (au début de sa mission) approuvée comité technique de Coordination du projet ICD,
• Un rapport semestriel des activités mises en œuvre (programmatique et financier) en français et en anglais, suivant un canevas préétablis convenu avec le commanditaire de l’évaluation
• Un rapport intermédiaire des résultats de l’évaluation sur base du calendrier validé. Il sera rédigé en français et en anglais, suivant un canevas préétablis convenu avec comité technique de Coordination du projet ICD et devra inclure les éléments et les informations suivantes :

* Une liste de matériel documentaire et bibliographique de référence utilisé dans le cadre de l’évaluation, o Le protocole validé par le comité d’éthique et les autorisations nécessaires de conduite des études menées
* Une liste des coordonnées complètes des acteurs identifiés et/ou rencontrés,  o Les enregistrements audios, les photos et/ou films liés à l’évaluation,
* Les outils utilisés (questionnaires remplis et vérifiés, guide d’entretien et fiches de consentement, etc…)
* Les résultats des données analysées
Ce rapport doit inclure en annexe la base des données utilisée pour les données présentées.

• Le rapport final de l’évaluation rédigé en français et en anglais en trois exemplaires sous un format papier et sur support informatique (clé USB) et comprenant (en plus de ce qui est listé dans le rapport annuel) de recommandations ainsi qu’une théorie de changement prenant en compte les résultats de l’évaluation menée pour fournir des bases pour la duplication et passage à l’échelle du projet ICD.

 6. Contractualisation, supervision et organisation de l’évaluation

Le prestataire sélectionné signera un contrat de service avec le commanditaire de l’évaluation sur la base de l’évaluation de l’offre. Il sera mis sous la supervision comité technique de Coordination du projet ICD.
Le prestataire sélectionné utilisera ses propres équipements (matériel de bureau, de transport et de terrain) et organisera indépendamment la mise en œuvre de l’évaluation sur base du calendrier validé par le CTC et en étroite collaboration avec les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet ICD.

7. Durée de la consultation

La durée de la consultation sera fonction de la méthodologie d’évaluation proposée et du calendrier validés par comité technique de Coordination du projet ICD.

8. Profile des consultants

Le prestataire de service (équipe des consultants ou cabinet de consultant), devra avoir au moins les profils suivants en son sein :
1. Un expert Lead International :

• • • Titulaire d’un Diplôme de Doctorat en Santé Publique (PhD)
    • Avec plus de 5 ans expérience dans la mise en œuvre des projets de digitalisation des interventions de santé publique
    • Ayant participé à la conceptualisation, la mise en œuvre ou l’évaluation des politiques, des directives ou des projets de digitalisation des interventions de santé dans les pays en voie de développement
    • Ayant effectué au moins une évaluation d’impact d’un projet de digitalisation des interventions de santé publique dans les pays en voie de développement
    • Connaissance de l’environnement et de la problématique des campagnes de santé publique dans les pays en voie de développement
    • Maitrisant les systèmes de santé dans les pays en voie de développement et au mieux le système de santé de la RDC
    • Bonnes connaissances de la langue Française et anglaise
    • Disposé à se déplacer sans restriction dans les sites d’étude en RDC.

2. Un expert national Senior :

• Titulaire d’un Diplôme de Master en Santé Publique, au mieux un PhD
• Maitrisant les systèmes de santé de la santé de la RDC avec plus de 5 ans d’expériences professionnelle à diffèrent niveau de la pyramide sanitaire
• Avec plus de 5 ans dans l’évaluation des interventions de santé publique en RDC
• Ayant participé à la conceptualisation, la mise en œuvre ou l’évaluation des politiques, des directives ou des projets de digitalisation des interventions de santé
• Connaissance de l’environnement et de la problématique des campagnes de santé publique en RDC
• Bonnes connaissances de la langue Française et anglaise
• Disposé à se déplacer sans restriction dans les sites d’étude en RDC.

3. Un expert avec une expérience avérée dans la réalisation des enquêtes :

• • Titulaire d’au moins un Master en Santé Publique (MPH)
  • Avec plus de 5 ans expérience dans la conception et la mise en œuvre des enquêtes de couverture des campagnes
  • Avec plus de 5 ans expérience dans la conception et la mise en œuvre des analyses de coûts (couts-efficacité, couts-efficience, couts-utilité, etc…)

4. Un expert national Senior national ou international

• • Titulaire d’au moins un Diplôme de Bac+5 en sciences informatiques, informatique de la santé, mathématique ou statistique
  • Maitrisant les systèmes de santé de la santé de la RDC avec plus de 5 ans d’expériences professionnelle à diffèrent niveau de la pyramide sanitaire
  • Avec plus de 10 ans dans la mise en œuvre des projets de digitalisation des interventions de santé publique dans les pays en développement
  • Avec une expérience de plus de 5 ans dans la gestion des systèmes d’information sanitaire numériques (DHIS2, SIGL, etc) ou de gestion numérique des interventions de santé (ODK, ComCare, etc.)
  • Ayant participé à la conceptualisation, la mise en œuvre ou l’évaluation des politiques, des directives ou des projets de digitalisation des interventions de santé
  • Connaissance de l’environnement et de la problématique des campagnes de santé publique en RDC
  • Bonnes connaissances de la langue Française et anglaise
  • Disposé à se déplacer sans restriction dans les sites d’étude en RDC.

9. Modalités de mise à disposition des fonds et paiement des prestations

Les fonds liés à la mise en œuvre des activités d’évaluation (mission de terrain, transport, activités collecte, etc.) seront mis à la disposition du prestataire sélectionné sur la base d’un plan de décaissement en lien avec le calendrier des activités et des termes de référence validés par le comité technique de du projet ICD.
Les paiements des honoraires de prestation des consultants impliqués feront l’objet de discussion entre le prestataire recruté et le comité de coordination. Voici une proposition faite (avec paiements en plusieurs tranches) de ce qui pourrait être comme base de tout échange :

 10. Soumission des candidatures

Cet appel à consultation est ouvert aux institutions locales (académiques, ONG, bureaux d’études et les consultants individuels). Le recours à une institution internationale ne pourra se faire qu’au cas ou aucune structure locale ne répond aux critères de sélection.

Les candidats intéressés sont priés d’adresser leur dossier de candidature au bureau du Clinton Health Access Initiative (CHAI), Adresse : 60, Avenue de la Justice, commune de Gombe ou envoyés par email à l’adresse « drcprocurement@clintonhealthaccess.org », au plus tard mardi le 30 avril 2024 à 17h00 heure de Kinshasa.

Le dossier de candidature sera composé de :

1. Une offre technique en format PDF qui présentera :

• • Une brève description du prestataire et son expérience dans une mission similaire
  • Une note technique présentant la méthodologique détaillée et le plan de travail décrivant le processus d’évaluation, les sources d’informations et le chronogramme de réalisation de l’étude.
  • Les CV détaillés, copies des pièces d’identité, copies des diplômes les plus élevés mettant en valeur les expériences et compétences des consultants.

2. Une offre financière en format PDF, comprenant le budget détaillé de l’évaluation incluant (les honoraires, les coûts liés à la mise en œuvre de la méthodologie adoptée et à l’organisation de séances de présentation / restitution et les coûts liés à la production et multiplication des rapports) sera aussi partagée.

Pour toutes demandes de renseignements supplémentaires, vous pouvez nous contacter à la même adresse électronique « drcprocurement@clintonhealthaccess.org ».

11. Critères d’évaluation de la proposition 

Les propositions seront pondérées en fonction des considérations techniques (70%) et financières (30%). Les propositions soumises seront évaluées à l’aide de la méthode d’analyse cumulative (détails ci-bas). Les propositions techniques doivent atteindre un minimum de 50 points pour se qualifier et être prises en considération. La proposition financière ne sera ouverte que pour les demandes qui atteignent 50 points ou plus. Voici les critères et points pour les propositions techniques et financières.

1. Evaluation technique (70 points, le seuil de réussite est de 50) :
* Qualité de la proposition technique (40 points) o Respect général du cahier de charges ; o Compréhension de la portée, des objectifs et de l’exhaustivité et de la cohérence de l’évaluation ;

• • • Approche / méthodologie / outils et assurance qualité ; o Plan de mise en œuvre proposé, par exemple la manière dont le soumissionnaire entreprendra chaque tâche ;
    • Les livrables sont proposés conformément aux exigences et échéances du projet.

* Expérience des experts proposés en lien avec profile minimum exiger (30 points).

2. Evaluation financière : L’offre financière la plus basse obtient le maximum de la note financière. Les autres offres ayant passé le seuil technique requis recevront des notes inversement proportionnelles à l’offre la plus basse. L’offre financière la plus basse recevra le maximum de points (de 30).

Fait à Kinshasa, le 27 mars 2024

Symphonie Dimfumu Muanamundele, MD, MPH
Directeur pays / CHAI RDC