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Caissier.e       

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Caissier.e

Sous la responsabilité de : Coordonnateur Administratif & Financier

Années d’expérience requises : Au moins deux années d’expériences professionnelles pertinentes

Lieu : Bureau Kisangani

Responsabilité budgétaire ? NON

Des rapports directs ? Oui

À propos de MSI

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu’elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2020, 32,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 12,8 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

• 13,4 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 5,6 millions d’avortements dangereux évités ;
• 35 000 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d’assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.
MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Tshopo et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu. MSI dispose d’un bureau provincial dans chacune de ces trois provinces.

La Fonction

Le/ la caissier.e assiste le Coordonnateur Administratif et Financier dans la mise en œuvre des opérations comptables et de gestion financière du bureau de Tshopo.

Elle /il aura pour fonction principale les paiements et les encaissements au sein du bureau de MSI RDC à Tshopo d’après la politique en matière de gestion des espèces. Il (elle) aidera dans le classement des documents comptables journaliers liés aux paiements et encaissements au bureau de Tshopo. Il (elle) exécutera toute autre tâche demande par son superviseur au bureau de Tshopo.

La performance sera principalement mesurée par l’exactitude de la documentation des paiements, le maintien adéquat des espèces de MSI ainsi que le respect des délais de tous les paiements.

Présentation du rôle et responsabilités principales

1. Paiements

• Emettre des chèques et Ordre de virement (OV), requérir les différentes signatures sur ces documents et les remettre aux bénéficiaires pour paiement ;
• Assurer un suivi des documents de paiement, obtenir leur revue financière et leur approbation auprès des différents intervenants ;
• Effectuer les entrées et les sorties des espèces à la caisse conformément aux politiques de MSI et aux procédures établies ;
• Procéder à une vérification préalable de l’exactitude des demandes de paiement avant de procéder aux paiements (vérification des signatures, vérification de la conformité avec la matrice des approbations, vérification des documents de support et vérification de toute autre exigence en matière de paiement d’après les règles de MSI RDC ;
• Effectuer des retraits et dépôts à la banque et s’assurer que le livre de banque et de caisse sont tenu à jour
• Apposer la mention « PAYE » sur toutes les demandes de paiement ainsi que leurs supports juste après le paiement ;
• Procéder à un comptage des espèces en caisse et comparer le solde en espèces avec celui du livre de caisse chaque jour, avec le superviseur. Tenir le classement du document de comptage de caisse
• S’assurer que la petite caisse et les autres sources de paiement n’aient pas de rupture de fonds ;
• Effectuer tous les paiements électroniques dans la plateforme bancaire aux membres de l’équipe ainsi qu’aux fournisseurs de MSI RDC dans le délai règlementaire.
• Procéder à une réconciliation journalière des avances aux employés afin d’assurer qu’aucun employé ne détienne deux avances à la fois, d’après la politique MSI RDC
• Veiller à la sécurité des fonds mis à sa disposition en gardant soigneusement une clé du coffre-fort ;

2. Enregistrement

• Tenir à jour le registre de banque et le registre de caisse en Excel et les soumettre au superviseur d’une manière journalière ;
• Tenir le registre des avances et les soumettre au superviseur et à la direction d’une manière hebdomadaire.
• Tenir à jour le registre de chèques reçus de la banque et le registre de chèques remis aux bénéficiaires
• Travailler avec le Coordonnateur Finance et Administration sur le rapport de déclaration des sommes versées aux tiers
• Assister le superviseur à la réconciliation des comptes du bilan et faire le suivi sur la liquidation des avances

3. Classement et archivage

• Gérer le classement et l’archivage des documents comptables tel qu’exigé par la politique de MSI. Les documents doivent être classés logiquement et gardés dans un endroit sûr et ne seront accessibles qu’aux personnes autorisées
• Durant les travaux d’audit, rassembler les documents de paiement demandés par les auditeurs
• Participer à l’inventaire général des biens de MSI ;
• Assumez toute autre fonction lui assignée par le superviseur et la hiérarchie ;

Résultats attendus

• Les procédures administratives et financières sont respectées ;
• Aucune rupture des fonds au bureau et les fonds sont toujours disponibles pour les paiements ;
• Tous les écarts d’arrêté de caisse sont justifiés ;
• Les livres de caisse et de banque sont à jour et ne contiennent d’erreurs d’encodage ;
• Les documents comptables sont bien classes et à l’abri de toute manipulation extérieure
• Le traitement des dossiers est diligent et les fournisseurs sont payés dans le délai ;
•  Les taxes dues à l’Etat sont payées au plus tard le 13e jour du mois ;
• La documentation de l’audit est disponible avant le début des audits ;

Qualifications requises

Qualification et expérience

• Un minimum de diplôme de graduat en finances, comptabilité, gestion, économie ou tout autre diplôme reconnu équivalent,
• Minimum de 2 ans d’expérience professionnelle pertinente
• Solides compétences administratives, organisationnelles et communication écrite et verbale.
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée d’interagir professionnellement avec le personnel culturellement diversifié.
• Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision, d’exécuter des taches effacement et de façon proactive.
• Excellentes compétences de priorisation, de gestion d’une variété d’activités et l’attention au détail.

Attitude et motivation

• Démontrer un engagement professionnel envers les client.es et collègues
• Avoir un esprit d’équipe
• Savoir respecter le choix du client – PRO CHOIX
• Grand respect de la confidentialité
• Souhaite renforcer et développer ses capacités personnelles
• Fortes capacités de discernement et de respect de la confidentialité
• Résistant et capable de gérer son propre stress et celui des autres.
• Fortes relations interpersonnelles

Savoir-faire :

• Savoir appliquer les protocoles établis et savoir utiliser correctement le matériel mis à disposition
• Savoir identifier les surfaces et endroits à entretenir en priorité
• Savoir balayer, laver, aspirer et épousseter
• Savoir vérifier l’état de propreté des surfaces avant de quitter son lieu de travail
• Savoir entretenir les matériels de travail
• Respecter les consignes de sécurité.

Savoir-Être :

• Être respectueux.se des horaires et des impératifs du service
• Avoir l’esprit d’équipe et être professionnel.le
• Savoir organiser son temps de travail
• Faire preuve d’autonomie, d’efficacité et de rigueur
• Respecter le devoir de réserve
• Avoir le sens du service public
• Savoir faire preuve d’adaptabilité

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l’unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d’optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l’expertise et les ressources appropriées pour renforcer l’esprit d’équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d’une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d’avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d’une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l’excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d’accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

• Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d’un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
• Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d’équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
• Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
• Vous formuler une vision de l’avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l’engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l’impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d’autres conformément à notre mission.
• Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.
• Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l’équipe peut s’épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus.

Postuler

Date de clôture : 30 novembre 2024 (minuit GMT)

Salaire brute annuel : 11 550 à 15 450 USD

Type de contrat : CDD

Durée : 12 mois avec possibilité de renouvellement

Avantages sociaux :

• Couverture santé
• Bonus annuel
• Serevance correspondant à 5% du salaire de base mensuel
• Gratification de fin de l’année en nature
• Prime fourniture scolaire
• Possibilité d’octroi d’un CDI

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
• D’un CV détaillé (maximum 4 pages).
• Une attestation de bonne vie et mœurs
• Une liste de 3 références professionnelles avec émail et numéros de téléphones

Comment postuler ?

Deux étapes sont indispensables :

Etape 1 : Remplissez ce formulaire :

Formulaire_de_Recrutement_Caissier

Etape 2 : Envoyez votre dossier à l’adresse e-mail suivante : « drcrecruitment@mariestopes.org » avec mention en objet : « Candidature au poste de Caissier TSHOPO_2024 ».

MSI RDC garantit l’égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n’acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous êtes confronté à des agissements inappropriés lors du processus de recrutement en appelant gratuitement le centre de contact au 40 00 22 ou le +44191516 77 56 ou écrivez-nous sur Messenger ou notre e-mail : speakingup@safecall.co.uk      

Veuillez noter que ce rôle sera soumis à des vérifications complètes des antécédents préalables à l’emploi, qui peuvent inclure, mais sans s’y limiter à, références d’emploi, vérification du droit au travail, vérification de crédit et vérification de casier judiciaire (le cas échéant).