Associé(e) Logistique -

Job Description

Description du bureau/de l’unité/Projet

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin de contribuer à l’autonomisation des vies et à la construction de nations résilientes.

L’Agenda 2030 des objectifs de développement durable (ODD) et l’engagement de ne laisser personne de côté reflètent l’interdépendance des questions de santé et de développement durable telles que l’aggravation des inégalités économiques et sociales, la crise climatique, l’urbanisation rapide, le fardeau persistant du VIH et d’autres maladies infectieuses (par exemple, paludisme, tuberculose, COVID.19), le fardeau croissant des maladies non transmissibles et l’émergence de menaces pour la santé. La portée et l’ampleur de la prestation de santé et de bien-être pour tous exigent des partenariats et des financements innovants.

Le partenariat du PNUD avec le Fonds Mondial (FM), conformément à la stratégie « VIH et santé 2022-2025 du PNUD : « Connecter les points », apporte une contribution essentielle au Plan stratégique 2022-2025 du PNUD, à l’Agenda 2030 pour le développement durable et à l’engagement de ne laissez personne de côté. Sur demande, le PNUD agit en tant que récipiendaire principal (RP) par intérim, travaillant avec les partenaires nationaux et le Fonds Mondial (FM) pour assurer la gestion, la mise en œuvre et la supervision des subventions du Fonds Mondial, tout en renforçant simultanément les institutions et les systèmes de santé pour que les entités nationales assument le rôle de PR au fil du temps.

Le PNUD joue un rôle important dans le soutien aux résultats en matière de santé en aidant les pays à s’attaquer aux déterminants sociaux, culturels et économiques du VIH et de la santé, en partenariat avec les entités des Nations Unies et d’autres organisations. Cela se fait grâce au travail principal du PNUD visant à réduire les inégalités et l’exclusion sociale qui sont à l’origine du VIH et d’une mauvaise santé, à promouvoir une gouvernance efficace et inclusive de la santé et à construire des systèmes de santé résilients et durables. Le PNUD contribue également, par son rôle de coordination et de rassemblement, à rassembler de multiples partenaires et ressources aux niveaux national et local.

En tant que partenaire de confiance à long terme du FM la proposition de valeur du PNUD consiste à fournir un ensemble intégré de solutions de développement pour renforcer les institutions chargées de fournir des services de santé. Grâce à ses contributions en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim et fournisseur d’assistance technique dans plus de 53 pays depuis 2003, la fourniture par le PNUD d’un soutien intégré en matière de politique, de mise en œuvre et de développement des capacités aux pays a produit des résultats significatifs en matière de santé et de développement dans des environnements opérationnels difficiles. La gestion proactive des risques et l’investissement dans la durabilité sont les pierres angulaires de l’approche de gestion de portefeuille du PNUD et de la fourniture d’une assistance technique aux homologues nationaux pendant toutes les phases de mise en œuvre, en renforçant la législation, les politiques et les cadres réglementaires, et en renforçant les capacités dans les domaines fonctionnels clés, y compris la gestion financière, l’information sur les systèmes de la santé, gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement. Au sein du groupe HHD, l’équipe du Partenariat et des systèmes de santé du Fonds Mondial (GFPHST) est une équipe dédiée qui fournit un soutien aux bureaux de pays du PNUD dans la mise en œuvre de programmes de santé et de développement.

Le PNUD a été désigné PR non gouvernemental pour la subvention VIH et tuberculose financée par le Fonds mondial en RDC pour la période du 1er octobre 2024 au 31 décembre 2026. Le PNUD mettra en œuvre le programme en étroite collaboration avec les partenaires nationaux, notamment les programmes TB et VIH, les équipes nationales de pharmacie et de laboratoire, les ONG, les partenaires techniques, les agences des Nations Unies, le Fonds mondial (y compris l’Agent local du Fonds), le CCM-RDC (Instance de Coordination Nationale), l’équipe d’appui du GFPHST et les unités des programmes et opérations du PNUD. La gestion du programme sera effectuée conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords entre le PNUD et le Fonds Mondial.

Dans le but d’assurer la planification, la gestion programmatique et opérationnelle et la supervision du projet afin d’en atteindre les buts et objectifs, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée et sera dirigée par un Coordinateur de Projet international. Un Associé Logisticien est recruté par le PNUD et travaillera sous la supervision du l’Analyste PSM (Pharmacien).

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision de l’Analyste PSM (Pharmacien), l’Associé(e) Logisticien exécutera les tâches suivantes :

Assurer la gestion des dédouanements

S’assurer que tous les documents des fournisseurs pour le dédouanement des importations sont reçus à temps et là où des défis engagent l’expéditeur et le fournisseur ;
Assurer le remplissage hebdomadaire du fichier de suivi des importations et prendre les actions appropriées avec le transitaire et toutes les parties prenantes concernées ;
Préparer toute la documentation pour le dédouanement de toutes les importations ou exportations afin d’éviter les surestaries et les retards pour le programme ;
Effectuer les formalités relatives à l’enlèvement des produits dès leur arrivée dans le pays ;
Assurer la préparation et l’obtention des documents administratifs nécessaires à l’exonération douanière des produits, l’enlèvement immédiat, ainsi que l’apurement des dossiers ;

Soutien à la gestion des biens

En collaboration avec le Point focal Actifs de l’unité finance :

Aider à l’élaboration et la tenue du fichier de suivi de tous les équipements du projet par localisation ;
Dresser des inventaires annuels et tournants de tous les équipements du projet.

Soutenir une gestion efficace du stockage

Engagez les transporteurs et assurez-vous que toutes les importations sont transportées à la bonne destination à temps ;
S’assurer que les espaces de stockage ont des conditions appropriées et sont disponibles avant l’arrivée des commandes ;
Coordonner le processus de réception des importations ;
Veiller à l’entreposage adéquat des produits le/les entrepôts réservés à cet effet ;

Mener des contrôles périodiques dans les magasins d’entreposage afin de vérifier la conformité des conditions de stockage avec les normes requises et conformément aux clauses du contrat avec le prestataire responsable de l’entreposage des produits ;
Coordonner, participer, appuyer dans les inventaires physiques au niveau des portes d’entrée et CDR ;
Reporter au superviseur tout écart relatif au stockage, à la gestion des stocks ;
S’assurer de la bonne exécution des contrats pour le stockage au niveau des portes d’entrée;
Reporter tout manquement dans l’exécution du contrat de stockage au niveau des portes d’entrée/CDR au superviseur ;
Procéder à la vérification des factures pour le stockage qui seront adressées par les prestataires au PNUD ;
Transmettre après vérifications les factures validées pour paiement à l’unité des finances ;

Assurer une distribution efficace des produits

Superviser la distribution des produits des portes d’entrée vers les CDR et veiller au retour et l’archivage de la documentation ;

Appuyer la préparation des plans de distribution (PDD) ;
Superviser le transport des intrants de santé (CDR vers zones de santé) ;
Vérifier la bonne exécution du contrat pour la distribution des produits de santé (Porte d’entrée vers CDR et des CDR vers les zones de santé) ;
Reporter au superviseur toute insuffisance dans l’exécution des contrats de transport/distribution des produits de santé ;
Appuyer et superviser la préparation des commandes selon le calendrier ;
Procéder à la vérification des factures pour la distribution qui seront adressées par les prestataires au PNUD ;
Transmettre après vérifications les factures validées pour paiement à l’unité des finances ;

Soutenir la gestion de la flotte

Superviser l’utilisation correcte des fiches de suivi quotidien et hebdomadaire des mouvements de véhicules et des procédures d’accompagnement pour les demandes de véhicules ;

Coordonner les activités quotidiennes des mouvements des chauffeurs ;
Mettre en place des listes de contrôle quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles pour les véhicules et l’utilisation du carburant ;
Coordonner les locations de voitures.

Effectuer d’autres activités

Superviser la mise en œuvre des activités logistiques menées par les SRs ;
Appuyer le bureau pays dans le cadre des procédures d’audit ;
Le titulaire exécute d’autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation demandée par le superviseur.

Compétences

Core
Obtenez des Résultats

NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.

Pensez de Manière Innovante

NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.

Apprendre en Continu

NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.

S’Adapter avec Agilité

NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible.

Agir avec Détermination

NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant.

S’Engager et s’Associer

NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives.

Favoriser la Diversité et l’Inclusion

NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.

Compétences transversales et techniques
Approvisionnement

Sourcing Stratégique

Connaissance des concepts, principes et méthodes d’approvisionnement stratégique et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

Administration & Opérations

Gestion d’Actifs

Connaissance des politiques et procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; tenir à jour le tableau de bord des actifs ; développer des outils de soutien pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module AM ; concevoir et exécuter des programmes de formation, etc. sur la gestion et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface APAM ; effectuer le rapprochement AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs.

Gestion d’entreprise

Satisfaction client/Gestion des clients

Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service client. Rechercher des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.

Gestion d’entreprise

Communication

Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par voie écrite que verbale ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public cible. Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.

Approvisionnement

Gestion des Fournisseurs/Relations

Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des fournisseurs, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

2030 Agenda: People

Santé

Soutien au Fonds mondial et à d’autres programmes de santé.

Qualifications

Exigences minimales en matière de formation

Un diplôme d’étude secondaire est requis. OU
Un diplôme universitaire en Logistique, Gestion, administration ou tout autre domaine équivalent sera dument pris en considération mais pas un requis.

Années minimales d’expérience de travail pertinente

Minimum 6 années (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 années (avec le diplôme de Bachelor) d’expérience progressive en matière de gestion administrative ou de gestion logistique ou dans l’appui à la gestion de chaine d’approvisionnement est requise.

Compétences requises

Expérience dans la gestion des stocks et des actifs ;
Expérience et connaissances des principes de la chaine d’approvisionnement ;
Expérience dans la gestion de parc automobile ;
Maîtrise de l’informatique, y compris des feuilles de calcul et des présentations PowerPoint.

Compétences souhaitées

Expérience en matière d’engagement avec d’autres organismes, donateurs et autres intervenants du développement et de tisser des relations de travail productives ;
Expérience dans l’appui à la gestion des subventions du Fonds Mondial serait un atout ;

Le niveau 2 du CIPS est atout ;
Expérience antérieure avec le Fonds Mondial, le PNUD, ONG dans le domaine de la santé est un atout ;
Une expérience dans un organisme de santé publique serait un atout.

Langue (s) Requise(s)