Job Description:
RESPONSABILITES GENERALES :
Gestion Administrative (60%)
- Fournir un soutien administratif au Cluster Gemena.
- Maintenir une liste précise des visiteurs et informer le superviseur et d’autres membres du personnel compétents du nouveau personnel/visiteurs qui viennent dans le Cluster.
- Organiser, gérer et superviser l’entretien des services de soutien de bureau, y compris le secrétariat, le traitement des données et l’achat d’équipement de bureau, les services de construction et l’hospitalité aux visiteurs.
- S’assurer que tous les documents administratifs sont déposés de façon appropriée conformément aux normes de vision mondiale.
- Veiller à ce que les demandes des staffs du cluster soient exécutées immédiatement et qu’un suivi est fait sur toute question en suspens.
- Aider à la préparation du budget annuel du Département de l’administration
- Assurer la sécurité du bureau en collaboration avec le responsable de la sécurité/Agence de Gardiennage pendant les heures de travail et après les heures de travail.
- S’assurer que le loyer du bureau est payé à temps ainsi que toute autre facture à payer.
- Assurer la mise en place d’un registre d’actifs à jour et précis du Cluster. S’assurer que la base de données annuelle d’assurance est remplie en temps opportun
- Veiller à ce que la documentation relative aux véhicules à moteur/motocyclettes soit bien entretenue et à jour
- S’assurer que les voyages sont bien coordonnés, que les réservations d’hôtels sont effectuées à temps et communiquées au personnel concerné
- Les mouvements des véhicules de bureau zonal sont bien planifiés et coordonnés
- S’assurer que les registres des véhicules sont remplis et que la politique du véhicule est appliquée, y compris l’entretien et les réparations
- Effectuer d’autres tâches administratives comme demandé, y compris la surveillance des nettoyeurs
Gestion Logistique (40%)
- Veiller à ce que les fournitures du projet soient reçues et expédiées à temps et à la documentation déposée
- Superviser le suivi des stocks de petits matériels et fournitures nécessaires au programme.
- Assurer le bon enregistrement des entrées et sorties des fournitures dans un registre d’inventaire.
- Participer à des inventaires réguliers des magasins pour garantir une gestion efficace et transparente des stocks
- Veiller au respect des procédures internes en matière d’approvisionnement et de gestion des stocks.
- Proposer des améliorations pour optimiser les processus logistiques et administratifs, en collaboration avec le Superviseur.
QUALIFICATIONS/ EDUCATION ET / OU EXPERIENCE
- Diplôme de Licence en Administration, Gestion ou Logistique ou Éducation équivalente
- Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire dans une ONG ;
- Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration avec différents départements.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office) et des logiciels de gestion d’inventaire ou de flotte (un atout).
- Sens de l’organisation, rigueur et aptitude à respecter les délais.
QUALITÉS PERSONNELLES:
- Etre un chrétien engagé, capable de se tenir au-dessus de la diversité confessionnelle et ethnique ;
- Diriger, assister et participer aux dévotions quotidiennes ;
- Capacité à gérer plusieurs priorités à la fois ;
- Excellente communication interpersonnelle;
- Intégrité, discrétion et sens des responsabilités.
LANGUES
- Excellentes connaissances du Français en communication (orale et écrite),
- Une connaissance pratique de l’anglais est un atout.
Attitudes et comportement
World Vision est une ONG dont le travail est centré sur les enfants. Ainsi World Vision se réserve le droit d’éliminer tout candidat qui aurait un antécédent relatif à l’abus sur un enfant ou des comportements contraires à la protection des enfants ; ce, même après la proclamation des résultats du test.
Les candidats doivent en outre être disposés pour :
- Un engagement chrétien par le style de vie, les paroles, les pensées et le témoignage ;
- Un engagement démontré à la vision, à la mission et aux valeurs fondamentales ;
- Une habileté a travaillé dans un environnement multiculturel et engagé à créer de bonnes relations avec différents groupes
CONSTITUTION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :
Envoyer votre dossier de candidature (lettre de motivation signée portant mention du numéro de l’offre, CV à jour avec 3 personnes de références des employeurs précédents dont une référence ecclésiastique et RH, le casier judiciaire une copie carte de demandeur d’emploi délivré par l’ONEM et des copies des autres documents nécessaires pouvant appuyer votre dossier) adressé au Directeur des Ressources Humaines de World Vision RDC jusqu’au 20 Octobre 2024, avec en objet la mention «Administration and logistics Officer Gemena» à poster en ligne, lien hypertexte affiché.
Les candidatures féminines, conformes au profil recherché et celles des personnes vivant avec un handicap, sont fortement encouragées et recommandées.
