TITRE DU POSTE : Senior Grant & Contract Officer ,
TEAM/PROGRAMME: KITUMAINI RDC
Lieu: Lubumbashi
TYPE de Poste : National CDD
INTRODUCTION
Family Health International (FHI360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement.
FHI360 est finance par l’USAID pour implémenter le projet USAID Kitumaini dans 5 zones de santé de la ville de Lubumbashi.La vision de l’USAID/RDC pour Kitumaini est une activité de cinq ans qui se concentrera sur les résultats de la prestation de services dans cinq (5) zones de santé du Haut-Katanga, avec une éventuelle expansion à d’autres provinces sous la direction du Bureau du Coordonnateur mondial de la lutte contre le SIDA (OGAC). /PEPFAR.
FHI 360 RDC recrute pour son bureau de Lubumbashi Un(e) Senior Grant and Contract Officer.
DESCRIPTION DU POSTE
PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES :
GESTION DES CONTRATS :
- Superviser la gestion quotidienne des subventions, y compris la rédaction d’ensembles de subventions, de protocoles de négociation, la réalisation d’évaluations des risques avant l’attribution, le suivi de la mise en œuvre des bénéficiaires, la tenue de dossiers de subventions complets et exacts et la clôture des subventions
- Assurer la pleine conformité avec les politiques de subvention de fhi 360 et les réglementations applicables de l’USAID pour les subventions ; surveiller la conformité du bénéficiaire aux termes et conditions de l’accord de subvention, tels que les exigences de sauvegarde, les calendriers de paiement et les exigences en matière de rapportage ;
- Servir de point de contact pour le rapportage financier entre les partenaires et fhi 360. Valider les rapports financiers des partenaires après s’être rassuré de la conformité des pièces comptables, d’avoir reçu tous les documents exigibles dans le cadre de cette subvention.
- Suivre avec les partenaires de la mise en œuvre des conditions spéciales de financement inclus dans leurs contrats.
- Traiter à temps les demandes de financement des partenaires sous-récipiendaires après vérification de leurs rapports financiers et documents justificatifs.
- Assurer le suivi trimestriel des sous-récipiendaires par des visites de contrôle (spot-check) ainsi que des orientations.
- Procéder à la revue des pièces soumises par les partenaires en vue de la validation de leurs rapports financiers (SFRs) et ou Milestones ;
- S’assurer que le classement des documents des partenaires, d’audits, et d’autres processus d’évaluation sont bien classées et que les différentes recommandations sont suivies et appliquées
- Participer à la réalisation d’évaluations préalables à l’attribution des bénéficiaires potentiels, en particulier à l’examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les obligations appropriés
- Surveiller les progrès de la subvention conformément au calendrier prescrit dans l’accord de subvention
- Assister le charger du renforcement des capacités à Faire le suivi du plan de renforcement des capacités des sous récipiendaire et se rassure de sa mise en œuvre.
- Fournir des présentations et formations sur les subventions aux personnels du projet et aux partenaires si nécessaire ;
- Documenter des problèmes complexes et articuler efficacement des conclusions écrites ;
- Participer aux travaux d’analyse des dépenses des partenaires et mettre à jour le tableau de suivi budgétaires des partenaires de mise en œuvre ;
- Documenter les revues des rapports financiers des partenaires et préparer la liquidation des dépenses approuvées ;
- Travailler sur la réconciliation des avances octroyées aux partenaires et l’établissement des cash receipt ;
- Se rassure de la mise en jour des informations des partenaires dans le SAT (Sub Award Tracking) mais aussi veiller à la mise à jour du plan de monitorage des partenaires.
- Exécuter d’autres tâches jugées nécessaires par le superviseur.
QUALIFICATIONS/ COMPETENCES REQUISES:
- Avoir au moins un Diplôme de Licence en Finance, comptabilité, commerce, Audit,Administration ou d’autres domaines affiliés.
- Au moins 5-7 d’expérience dans le suivi des sous partenaires locaux.
- Avoir des connaissances avérées sur les exigences liées aux contrats et subventions d’USAID et des autres bailleurs ;
- Être capable de travailler de manière indépendante avec des initiatives de gestion de beaucoup de travail et peut organiser le travail des membres du personnel ;
- Interpréter les réglementations qui régissent le financement de l’USAID et être capable d’élaborer les procédures d’exécution ;
- Avoir des meilleurs compétences en communication verbale et écrite .
- Maitriser l’outil informatique notamment savoir manipuler aisément les logiciels Word, Excel, Power Point, Outlook, etc. ;
- Capacité de travailler avec les autres membres du personnel et maintenir la cohésion au sein du personnel du projet, des sous-contractants, des consultants et autres demandeurs de l’assistance technique ; et
- Excellentes capacités de communication orale et écrite en Français et bon niveau d’anglais
TECHNOLOGIE A UTILISER :
- Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.),
