Poste : Administrateur de base (2 personnes)
Département : Finance
Lieu : Hauts plateaux d’Uvira, Lemera, Itombwe, Minembwe,
Superviseur direct : Chef du projet
Date limite de dépôt : 28/10/2024
Responsabilités générales : Le Chargé d’Administration et Finance de la Base est responsable de tous les aspects de travail de finances et de l’administration de la Base. Il est chargé notamment de la gestion de la caisse de la Base, de l’archivage des documents administratifs. Et, Il est disponible pour appuyer le programme et l’administration PIN dans les autres tâches administratives.
Le Chargé d’Administration et Finance travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe ainsi qu’avec les membres d’autres départements, principalement les programmes et la logistique.
Responsabilités
Gestion de la trésorerie
- Assurer l’application des procédures administratives et financières en utilisant la documentation nécessaire pour l’achat du matériel, les paiements, l‘utilisation de l’équipement, la gestion du personnel
- Archivage approprié de la documentation ;
- Gérer les avances opérationnelles ;
- Faciliter la préparation des avances opérationnelles et les justifications des dépenses du personnel national recruté pour le projet par rapport à ses limites ;
- En collaboration avec le coordinateur terrain et le Log base sous le leadership du PM, Faciliter la coordination de la prévision des dépenses terrain du projet et les transmettre au PM pour validation (demande de fonds mensuelle, …),
- Sur demande du PM, Appuyer le programme dans la réalisation des activités si nécessaire (paiement prime, activité de formation),
- Sur demande du PM et en cas des besoins, Participer aux activités programme,
- Faciliter le Paiement des salaires des journaliers et staff local en cas de besoin,
- Paiement fournisseurs locaux sur autorisation de la coordination,
Facturation
- L’administrateur de base est responsable du traitement comptable approprié des factures entrantes sans aucun retard nécessaire.
- Il envoie à Bukavu toutes les factures nécessitant une approbation dans le système en place après leur vérification.
Gestion des RH/ Administration
- Suivi du mouvement du personnel du projet notamment en ce qui concerne le suivi des heures d’arrivée au travail et de sortie, des absences, des congés, TimeSheet, des évaluations périodiques ;
- Organiser les recrutements des tous les staffs locaux selon les besoins (en collaboration avec la coordination, inviter les candidats locaux au test, superviser la passation des test, scans des test écrit ou oraux en les envoyant par mail à la coordination et puis archivage des originaux à la base)
- Responsable de la checklist à l’embauche et fin contrat pour tous staffs locaux : il sera question de réunir tous les documents au près des tous les staffs locaux du projet au début du contrat, les scanner et les envoyer à la coordination pour archivage. A la fin du projet ou en cas de démission, se rassurer que chaque staff local à remplit la checklist fin contrat.
- Mettre à jour les dossiers du personnel du Projet, Sur demande de l’administration et suivi du Chef de Projet, représenter PIN auprès des autorités Administratives et politiques ;
- Mettre à jours les congés de tous les staffs liés au projet dans HRIS, aider les superviseurs dans l’enregistrement des congés de récupérations de staff en cas d’urgence ou empêchement,
- Sur autorisation de l’Administration centrale, répondre aux correspondances adressées à PIN dans le cadre du Projet,
- Assister la coordination RH et administration dans d’autres tâches du projet,
Autres
- Participe à la formation et au renforcement des capacités des collègues nouvellement recrutés au terrain.
- Promouvoir activement le respect des procédures administratives et financières au sein de l’équipe de la mission PIN en RDC, être vigilant en cas de non-respect d’une procédure financière.
- Participe au recrutement de staff support au terrain
- Gere les présences, absences et TimeSheet du staff au terrain
Profil
Formation/Expérience
Obligatoire :
- Education : Au moins un diplôme de Graduat en Economie, gestion financière, sciences Administratives ou tout autre domaine pertinent.
- Expérience : Expérience professionnelle d’au moins 1 an dans la gestion des RH, Administration et finances, dans le secteur humanitaire ou privé. Expérience de travail avec les ONG est un avantage
- Expertise/connaissance technique : connaissances pratiques en gestion du personnel, procédures administratives et financières, informatique
- Informatique : Bonne connaissance d’Excel (tableaux, formules de base), de Word et d’Outlook.
- Langues : Parfaite maitriseduswahili et du français (oral et écrit), une connaissance de base de l’anglais est requise
- Autre : bonne aptitude physique, manuel, débrouillard, bon comportement, personne de confiance, Flexibilité et facilité d’apprendre, Être sérieux et strict dans le respect de temps, Bon sens/bonnes capacités organisationnelles, être attentif aux détails et gérer efficacement son temps, Forte compréhension de la confidentialité, La connaissance de l’anglais est un atout.
- Expérience de travailler en consortium avec plusieurs ONG/ONGI est un atout
Avantages
Avantages de travailler pour PIN
- Horaire de travail standard de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi.
- Per diem et indemnité de logement pour le travail en dehors du bureau d’affectation, selon le lieu.
- PIN accorde l’indemnité de transport à ses employés
- PIN couvre tous les frais liés aux déplacements professionnels (par exemple, la visite de sites de projets). Cela comprend l’hébergement et le transport.
- 18 jours de congés annuels payés (soit 1.5 jours par mois) et après 5 ans ininterrompus de service, 24 jours de congés annuels (soit 2 jours par mois).
- Soins médicaux, l’ONG PIN couvre l’assistance médicale complète pour l’employé, son conjoint et ses enfants dans les hôpitaux avec lesquels elle a signé un contrat de partenariat, notamment HPGRB et BIOPHARM pour BUKAVU.
- Congé de maladie entièrement payé jusqu’à un mois
- Congé de maternité de 14 semaines, conformément à la loi, pendant lequel 2/3 du salaire est versé.
- Congé de paternité de 2 jours
- Réduction de la journée de travail d’une heure pendant les 6 mois suivants le retour du congé de maternité.
- Les crédits de communication de service sont accordés sur une base mensuelle.
- PIN favorise une croissance de la carrière et la mobilité interne
- Environnement international avec la possibilité d’apprendre des autres programmes nationaux de PIN et des départements basés au siège à travers des échanges via diverses plates-formes (Skype, teams, …).
- Renforcement des capacités avec des formations internes et externes, y compris la formation d’initiation.
- Des cours d’anglais pendant le temps de travail
- Possibilités d’apprentissage interne en ligne, comme l’accès à la plateforme e-learning de PIN et aux webinaires.
- PIN organise des événements d’entreprise pour renforcer l’esprit d’équipe
- Environnement de travail amical et équitable avec un petit collectif où tout le monde se connaît.
Nous nous engageons à garantir la diversité et l’égalité des sexes au sein de notre organisation et encourageons les candidates issues de milieux divers à postuler. Le personnel doit respecter le Code de conduite qui peut être lu ici : peopleinneed.canto.global/b/HM73G
Les dossiers de candidatures doivent contenir :
- Un CV actualisé avec trois (3) personnes de référence (2 superviseurs directe et 1contact de RH récent) et leurs contacts téléphoniques et E-mail.
- Une lettre de motivation décrivant l’expérience et les qualités du candidat dans le domaine précité
- Photocopies des diplômes, attestations de services rendus et preuves de formation
- Pour tous les candidats, une copie de la carte d’ONEM sera exigée.
Ce poste vous intéresse ? Postulez :
Envoyer le dossier avec comme objet RH PIN RDC 2024/057
PIN n’accepte que les candidatures en ligne via Workable, les documents papier ne seront pas pris en compte.
NB :
1) Les candidats présélectionnés seront conviés à un test écrit et oral.
2) Les femmes sont fortement encouragées à postuler.
3) La personne recrutée est censée avoir été recrutée à BUKAVU »
Fait à Bukavu, le 18 Octobre 2024
Pour l’Administration PIN
