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Responsable des Opérations du Groupement 45 vues

Objectif du poste

Le groupement de consultants formé pour répondre à l’AMI du PMNS est consitué de COOPI (Lead) et de deux organisations Congolaises avec un fort ancrage local. L’administrateur – Logisticien expérimenté en charge de l’appui ponctuel admin & log viendra renforcer temporairement l’équipe projet (et notamment l’administrateur expatrié du projet) pour que les règles COOPI en matière de gestion administrative et financière soient rapidement connues, comprises et utlisées par toutes les structures membres du groupement de consultants et formera le staff du groupement si nécessaire. Il participe à l’élaboration et la négociation d’un MOU détaillé entre membres du groupement qui fixe les obligations de chacun et anticipe les possibles situations de désaccord et d’incompréhension. Au démarrage du projet, Il controlera les aspects économiques, financiers et de ressources humaines et s’assurera que tous les membres du groupement de consultants respectent les dispositions légales en vigueur dans le pays. Il veille particulièrement à ce que le groupement fonctionne comme une seule entité : installation de base conjointe, grille, statut et conditions salariales harmonisées, standardisation et gestion mutualisée des équipements, logistique mutualisée, réunion de coordination. Il propose, adapte et met en place des outils pour une bonne gestion des risques (sécurité, sanitaire, fraude / corruption, PSEA, etc…) par tous les membres du groupement, dans un contexte de forte exposition à la fraude et la corruption.

  

Responsabilités

 

  • Gestion caisse et compte: il forme et accompagne le personnel administratif des membres du groupement pour la correcte gestion des caisses et des comptes bancaires du groupement;
  • Gestion comptable: il forme et accompagne le personnel administratif des membres du groupement pour la correcte gestion de la comptabilité du projet, le contrôle et l’archivage des documents comptables;
  • Gestion administrative: en collaboration avec le chef de projet et l’administrateur du projet titulaire, il vérifie la correcte gestion administrative du projet (contrats, achats des biens et services, appels d’offre etc.), dans le respect des procédures COOPI et du bailleur de fonds. Il assure le correct archivage des documents administratifs des projets; il prépare les documents administratifs mensuels à envoyer à la coordination dans le respect de timing;
  • Contrôle interne: il accompagne l’administrateur projet et contrôle la correcte imputation comptable des dépenses dans le système comptable. Il Contrôler les pièces justificatives comptables, la conformité des contrats avec les fournisseurs. Assure un meilleur suivi et contrôle les dépenses des partenaires des ONGs locales. Appui à un renforcement de capacité du personnel administratif des ONGs locales;
  • Vérifie et assure le contrôle de l’application correcte de la loi fiscale avant de procéder à tout paiement;
  • Gestion administrative des ressources humaines: en appui à l’administrateur projet titulaire il assure la correcte gestion des payements des salaires, taxes et impôts, à travers la gestion directe ou en contrôlant mensuellement les comptables des projets;
  • Planification et monitorage des dépenses: en collaboration avec le chef de projet, le logisticien, et l’administrateur projet titulaire il contribue à la planification financière du projet; il contrôle les dépenses dans le respect du budget prévu; il fournit les données comptables au chef de projet afin de lui permettre d’effectuer le contrôle et la planification des dépenses et la demande de fonds nécessaires pour le projet;
  • Gestion du personnel: il programme le travail, il supervise et il collabore à former le personnel comptable/administratif du projet ; il participe, sur demande de son responsable direct, au recrutement du personnel;
  • Il respecte les procédures imposées;
  • Il appui/accompagne les partenaires d’exécution de la mise en œuvre à travers de renforcement de capacité du personnel administratif et la mise en place des outils de gestion adapté à COOPI;
  • Suivi des ONGs partenaires: assure la réception et vérification périodique des pièces comptables des ONGs partenaires. Participe à l’élaboration des protocoles d’accord;
  • Analyse en commun accord avec le chef de projet et l’administrateur ttulaire la demande de fonds des partenaires et transmettre à l’Administrateur Pays pour paiement;
  • Gestion logistique:
    – Mise à jour des inventaires des biens avec la logistique;
    – Suivi du respect des procédures d’achat de COOPI;
    – Suivi des équipements spécifiques et alerter sur les renouvellements à prévoir;
    – Gestion des mouvements et maintenance du parc automobile & motos;
    – Logistique transport;
    – Gestion des stocks;
    – Bonnes conditions d’entreposage des intrants nutritionnels et médicaments;
    – Achats de biens et services conformément au Plan d’Achat approuvé par le siège COOPI de Milan et dans le respect des procédures COOPI;
    – Passation de marché pour de (petites) constructions et suivi / réception des travaux.
  • Sécurité: il appuie techniquement les membres du groupement pour faire appliquer le plan de sécurité – évacuation sur tous les sites et par tous les personnels du projet; il participe à la mise à jour périodique des documents de sécurité pour la zone;
  • Il remplit toutes tâches éventuelles et supplémentaires qui lui seront confiées par ses responsables.

 

Profil du candidat

Essentiel

  • Diplôme en sciences économiques ou similaires;
  • Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion économique, financière et logistique de projets et dans la comptabilité dans des ONGs (expérience de travail en Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout);
  • Experience en gestion de consortiums/groupements de gran dimensions;
  • Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office;
  • Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables;
  • Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain;
  • Excellente capacité organisationnelle; flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail;
  • Excellente capacité de travailler sous pression;
  • Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel;
  • Bonne connaissance des procédures de bailleurs Banque Mondiale, UN ;UE ; ECHO, etc…
  • Maîtrise du français, parlé et écrit;
  • Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.

 

Souhaitables

  • Expérience COOPI et maitrise de ses procédures administratives et financières;
  • Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs; capacité de former les collaborateurs selon les besoins;
  • Excellentes capacités de négociation et communication.

 

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

 

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis plus de 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l’accès à l’eau, ainsi que le droit à la santé et à l’éducation des communautés les plus pauvres.

 

https://www.coopi.org/en/job-position.html?id=4686&ln=3

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